Es más cómoda, fiable, más sencilla de administrar, evita costes en papel y en espacio físico de almacenamiento, tiene la misma validez que la factura de papel, es más ecológica…
La factura electrónica, que evita el papel como soporte y como fe de autenticidad, está al caer y amenza con revolucionar el papeleo que se realiza a diario en la empresa.
Esta factura es un fichero que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos y cumple otros requistos que dependen de la legislación del país en el que se emplea. Es cómoda, rápida, supone un ahorro y aporta mayor nivel de seguridad que un trozo de papel.
Dentro de un escenario de contínuo proceso de informatización empresarial, se trata de uno de los principales pasos a dar. Por su hubiera dudas, su valor legal es el mismo que el de la tradicional factura de papel, siempre y cuando se garantice el origen de las facturas y el contenido del documento electrónico. Así lo recoge la Ley 59/2003 de 19 de diciembre que formula los requisitos mínimos para este fin mediante el uso correcto de la Firma Digital y los Certificados.
De momento, el congreso de facturación electrónica y digitalización certificada, organizado el mes pasado por la Asociación Multisectorial de Empresas Españolas de Electrónica y Comunicaciones y con la colaboración de la entidad pública empresarial Red.es, certificó que las empresas españolas están preparadas para la adopción de factura electrónica.
Los asistentes a este congreso llegaron a esta conclusión al constatar que, en la empresa española, se utiliza de forma generalizada el acceso a Internet de banda ancha, de forma homologada a las de los países más avanzados.
Además, el director del departamento de informática tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), Santiago Segarra, ha señalado que “la administración impulsará la factura electrónica apoyándola en el plano normativo, en la adopción de estándares y en la imposición de esta modalidad de facturación a los proveedores de la AEAT”. También anunció que se publicará una norma que permitirá destruir las facturas en papel que se digitalicen según un procedimiento sencillo.
Complejidad inicial
Quizá, en un principio, el manejo de la facturación electrónica puede suponer un problema para las empresas. Sin embargo, en el mercado existen ya herramientas que integran todo el proceso de gestión y facilitan el procesodesde la recepción de la tradicional factura en papel, pasando por su digitalización, hasta su envío, bien en formato digital o bien en papel.
Los beneficios son claros. La facturación mejora la relación entre la empresa y sus socios comerciales o clientes, así como los mecanismos internos de gestión (deberá destinar menos recursos de almacenamiento físico). Al mismo tiempo, es muchísimo más fácil y barato realizar copias de seguridad de toda la contabilida, se agilizan los procesos fiscales, se restringe el acceso de manera realmente sencilla a los datos protegidos, se cumplen las normas ecológicas al reducir el uso de papel, etc.
De cara a la relación con los socios comerciales o clientes, la empresa podrá enviar la factura en cuestión de segundos. Además, al automatizarse el proceso de facturación, se garantiza un cero por ciento de error en los datos.
Algunos estudios indican que, en función del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%.
Entre los motivos que hacen esto posible este ahorro se encuentran la oportunidad en la información, el ahorro de papel, la facilidad en procesos de auditoría, una mayor seguridad en el resguardo de documentos, una menor posiblidad de falsificación, la agilidad en la localización de la información, la eliminación de espacios físicos de almacenamiento y el aumento de la eficiencia en procesos administratios.
A nivel internacional se están desarrollando esfuerzos importantes para la normalización de la factura electrónica. En territorio español se aplica de forma general la directiva 115/2001. En el País Vasco y Navarra, las diputaciones cuentan con capacidad normativa propia. Estas diputaciones han reproducido esta normativa, añadiendo la traducción a euskara.
¿Es válida?
La validez de una factura electrónica (igual que la de papel) debe demostrar su integridad y autenticidad. Para ello, existen tres vías. En principio se está generalizando el uso de la firma electrónica (en la modalidad cualificada).
Sin embargo, también es posible utilizar un sistema EDI que aporte integridad y autenticidad o el uso de otro sistema que, a juicio del Departamento de Inspección Tributaria de la AEAT, otorgue autenticidad e integridad, siempre que lo solicite el obligado tributario expedidor de la factura.
Quien desee convertir sus facturas de papel al formato electrónico, puede consultar la neuva norma sobre Digitalización Certificada, que permite convertir las facturas recibidas en papel a su equivalente electrónico, siempre que en la operativa de digitalización se emplee un proceso que garantice que el resultado de la digitalización es imagen fiel del documento original en papel, y que el dispositivo de digitalización (scanner) produce la imagen acompañada de una Firma Electrónica Cualificada (tal como se define en la Directiva 1999/93).
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Artículo publicado en Diario de Noticias el 16 de febrero de 2007
