Diversos estudios demuestran que el correo electrónico o el uso de las nuevas tecnologías pueden perjudicar la productividad de los trabajadores.
Algunas empresas estadounidenses declaran el ‘viernes sin e-mail’ viendo que la comunicación entre sus trabajadores había disminuido desde que se pueden mandar correos.
Internet es una herramienta fantástica, una revolución de la comunicación entre personas y también de la manera de hacer negocios. El uso de los correos electrónicos se ha convertido en un modo de comunicación sistemático incluso para compañeros que se encuentran a una distancia física no superior a un metro.
En las comunicaciones con otras sucursales u oficinas, el correo electrónico ha suplantado incluso el uso del teléfono, según un estudio publicado por la consultora Dimension Data, especializada en las tecnologías de la información.
El correo electrónico deja constancia de la comunicación y de los acuerdos cerrados, mientras que el teléfono hace que las palabras se las lleve el viento.
La consultora Dimension Data señala en su informe, tras encuestar a personal de 524 empresas en 13 países del mundo, que “un 99.6% de las personas interrogadas dicen utilizar el correo electrónico en sus comunicaciones en el trabajo, contra un 80% para el teléfono fijo y 76% para el teléfono móvil”.
Pero este uso creciente de Internet y del correo electrónico también tiene su parte negativa: Es una tentación, un caramelo para quien desee perder el tiempo en el trabajo (o para quien no lo desee).
Del mismo modo que el trabajador sería mucho más productivo, en ocasiones, si pudiera hacer que el teléfono dejara de sonar, lo sería si no pudiera abrir el correo electrónico.
El estudio realizado por Dimension Data señala que el uso de “mensajería instantánea, blogs y los programas para hablar por teléfono a través de Internet pueden resultar perjudiciales”. Incluso, apunta, “podrían afectar la productividad si no se gestionan de manera adecuada”.
Los teóricos de la productividad recomiendan cerrar el cliente de correo mientras el trabajador está en su puesto, para atenderlo únicamente una vez por hora, por ejemplo.
Recibir continuamente mensajes cuando uno está realizando unas cuentas o escribiendo un documento importante merma su rendimiento. Además, el noventa por ciento de los correos pueden esperar una hora para ser atendidos.
Tal es el caso que algunas empresas de Estados Unidos han decretado ya el ‘viernes sin e-mail’. Estas empresas han decidido cortar el correo, al comprobar que están desbordados por los mensajes y también que sus trabajadores hablan menos entre ellos.
Una de estas empresas es Intel. En declaraciones recogidas por Yahoo News de la página web de Intel, Nathan Sedles, ingeniero jefe de esta empresa de procesadores señala que “alentamos a los miembros de un grupo piloto a focalizarse cada viernes en las conversaciones directas, frente a frente o por teléfono, para comunicarnos en la sociedad”.
«Vamos a probar un ataque directo contra la preferencia de los empleados de utilizar los mensajes electrónicos antes que atravesar una habitación y hablar con un colega», escribió.
Cada vez más correos
El volumen global de correos electrónicos intercambiados en el mundo está registrando un crecimiento exponencial. Un análisis de la empresa de estudios IDC destaca que, a lo largo del presente año 2007 se enviarán casi cien millones de mensajes electrónicos en el mundo (contra 35.000 millones en 2002). En 2009 el volumen previsto alcanza los 120 millones de correos.
Del volumen de mensajes intercambiados en 2007, más de 40.000 millones son ‘spam’ o correo ‘basura’.
Utilizar la red para perder el tiempo en el trabajo está convirtiéndose, en cierta manera, en un problema para las empresas. Así, una encuesa online realizada entre las empresas América Online (AOL) a más de dos mil empleados de la empresa de compensaciones Salary.com ha revelado que 6 de cada 10 admiten perder el tiempo en el trabajo, con una media de 1,7 horas perdidas sobre una jornada de 8,5 horas, lo que supone el 20% de su tiempo.
El uso personal de internet se sitúa como la actividad preferida para perder el tiempo, con un 34%, frente al 20,3% que admite hablar con sus compañeros y el 17% que se dedica a sus asuntos personales.
Claves de un buen e-mail
Evidentemente, a pesar de los datos ofrecidos anteriormente, el correo electrónico es una herramienta fundamental para la comunicación entre empresas y una forma fundamental de hacer negocio.
Por ello, resulta imprescindible redactar correctamente un correo electrónico.
David Shipley y Will Schwalbe, periodistas del New YorkTimes, lo saben. Y por ello han publicado el manual Enviar: La guía esencial de emails para la ofinicina y para el hogar. Esta publicación, de 250 páginas, pretend eoner las normas a algo hasta la fecha regido únicamente por el sentido común del emisor.
Ellos recomiendan cosas tan sencillas como escribir correctamente el encabezado, elegir bien a los destinatarios, rellenar siempre el campo Asunto o pensar dos veces quién debe recibir el mensaje y quienes deben ir en copia (sin exceder nunca de los 10 destinatarios).
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Un comentario
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